Hinweisgeberschutz
Meldeverfahren, Hinweisgeberschutz
Sehr geehrte Hinweisgeberin, sehr geehrter Hinweisgeber
Das Meldeverfahren innerhalb eines Unternehmens im Rahmen des Hinweisgeberschutzgesetzes (DE) / HinweisgeberInnenschutzgesetzes (AT) („HinSchG“ oder „Gesetz“) für Meldungen von Mitarbeiter:innen an eine interne Meldestelle ist ein wichtiger Schritt zur Förderung einer transparenten und ethischen Unternehmenskultur. Es ermöglicht Mitarbeiter:innenn, potenzielle Verstöße gegen bestimmte Gesetze, Vorschriften oder interne Richtlinien vertraulich melden zu können, ohne Angst vor Repressalien haben zu müssen.
Das Verfahren ist unseren Mitarbeiter:innen klar und leicht zugänglich, um Ihnen die Möglichkeit zu geben, Ihre Bedenken oder Informationen sicher und vertraulich übermitteln zu können. Im Folgenden erhalten Sie daher Informationen darüber
- Wer ein Hinweisgeber:in sein kann;
- Was gemeldet werden kann;
- Wie eine Meldung abgegeben werden kann;
- Wer Ihre Meldung entgegen nimmt;
- Wie Sie über den Eingang Ihrer Meldung informiert werden;
- Wie Ihre personenbezogenen Daten geschützt werden;
- Wie die Vertraulichkeit Ihrer Meldung gewährleistet ist;
- Wie Sie geschützt werden und
- Wie mit Ihrer Meldung verfahren wird.
1. Wer kann Hinweisgeber:in sein
Der Bereich der Personen, der nach dem HinSchG geschützt ist, ist weit gefasst und umfasst alle natürlichen Personen, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben und diese melden („hinweisgebende Personen“), insbesondere:
Beschäftigte, auch bereits ausgeschiedene Beschäftigte, Stellenbewerber, Praktikanten, Leiharbeitnehmer;
Selbstständige, die Dienstleistungen erbringen, Freiberufler, Auftragnehmer, Unterauftragnehmer, Lieferanten und deren Mitarbeiter;
Anteilseigner und Personen in Leitungsgremien.
2. Was kann von Hinweisgeber:innen gemeldet werden
2.1 Sie als hinweisgebende Person genießen den Schutz des HinSchG, wenn Sie Verstöße gegen folgende Vorschriften melden:
- Verstöße gegen Strafvorschriften. Dies umfasst jede Strafnorm nach deutschem Recht.
Verstöße, die mit einem Bußgeld bedroht sind (also Ordnungswidrigkeiten), wenn die verletzte Norm dem Schutz von Leben, Leib oder Gesundheit oder dem Schutz der Rechte von Beschäftigten oder ihrer Vertretungsorgane dient. Darunterfallen beispielswese Vorschriften aus den Bereichen des Arbeits- und Gesundheitsschutzes, Verstöße gegen das Mindestlohngesetz oder Bußgeldvorschriften, die Verstöße gegen Aufklärungs- und Auskunftspflichten gegenüber Organen der Betriebsverfassung wie Betriebsräten sanktionieren. - Darüber hinaus sind alle Verstöße gegen Rechtsvorschriften des Bundes und der Länder umfasst, die zur Umsetzung bestimmter europäischer Regelungen getroffen wurden, sowie Verstöße gegen unmittelbar geltende EU-Rechtsakte in einer Vielzahl verschiedener Bereiche, wie etwa Regelungen zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung, Vorgaben zur Produktsicherheit, Vorgaben zur Verkehrssicherheit, Vorgaben zur Beförderung gefährlicher Güter, Vorgaben zum Umwelt- und Strahlenschutz, Lebensmittel- und Futtermittelsicherheit, Qualitäts- und Sicherheitsstandards bei Arzneimitteln und Medizinprodukten, Regelungen des Verbraucherschutzes, Regelungen des Datenschutzes und der Sicherheit in der Informationstechnik, Regelungen des Vergaberechts, Regelungen zur Rechnungslegung bei Kapitalgesellschaften, Regelungen im Bereich des Wettbewerbsrechts etc.
2.2 Voraussetzung einer Meldung ist immer, dass sich die Verstöße auf das Unternehmen oder eine andere Stelle beziehen müssen, mit dem die hinweisgebende Person selbst in beruflichem Kontakt stand oder steht.
3. Meldekanäle
3.1 Interne Meldekanäle
Zwecks Abgabe einer Meldung im Sinne des HinSchG werden Ihnen folgende internen Meldekanäle zur Verfügung gestellt:
a) Meldung in Textform
Am Ende dieses Dokuments finden Sie einen Link „Meldung abgeben“, nach dessen Anklicken ein Formular geöffnet wird. Nach dem Ausfüllen der Pflichtfelder und der eingefügten Meldung, haben Sie die Möglichkeit, durch das Anklicken des Buttons „Meldung jetzt versenden“ Ihre Meldung an die zuständige Meldestelle (Meldestellen-Beauftragte, sehen Sie hierzu Ziffer 4.) zu versenden. Gleichzeitig werden Sie dazu aufgefordert den Datenschutzbestimmungen zuzustimmen (hierzu näheres unter der Ziffer 6.);
b) Mündliche Meldung
Es wird Ihnen zur Meldung auch eine telefonische Melde-Hotline eingerichtet. Die Rufnummer dieser lautet: NUMMER. Außerhalb der üblichen Geschäftszeiten wird diese Hotline durch einen Anrufbeantworter ausgestattet, auf der Sie Ihre Meldung sowie die notwendigen Angaben, zu deren Abgabe Sie durch die automatische Nachricht des Anrufbeantworters aufgefordert werden, hinterlassen können.
c) Persönliche Meldung
Auf Ihren ausdrücklichen Wunsch wird es Ihnen möglich sein, Ihren Hinweis innerhalb eines angemessenen Zeitraums auch in einem persönlichen Treffen zu besprechen oder mit Ihrer Einwilligung in Form einer Videokonferenz. Sollten Sie sich für einer dieser Möglichkeiten entscheiden, so nutzen Sie freundlicherweise im ersten Schritt die unter der Ziffer 3.1 a) beschriebene Meldung in Textform. In dem Textfeld für Ihre Meldung können Sie dann den Wunsch nach einem persönlichen Treffen äußern und/oder der Möglichkeit der Videokonferenz einwilligen.
3.2 Externe Meldekanäle
Neben den internen Meldestellen sind von der öffentlichen Hand externe Meldestellen eingerichtet. Eine zentrale externe Meldestelle wurde beim Bundesamt für Justiz (DE) sowie beim Bundesamt für Korruptionsprävention und Korruptionsbekämpfung (AT) eingerichtet. Daneben werden die bestehenden Meldesysteme bei der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) sowie beim Bundeskartellamt (beide DE als weitere externe Meldestelle mit Sonderzuständigkeiten weitergeführt.
Weitere Informationen zu den externen Meldeverfahren des Bundes in DE erhalten Sie auf der Internetseite des Bundesamts für Justiz unter:
Den Ländern (DE) steht es frei, für die Meldungen, die die jeweiligen Landesverwaltung und die jeweiligen Kommunalverwaltungen betreffen, eigene externe Meldestellen einzurichten.
Darüber hinaus existieren entsprechende Meldeverfahren für Meldungen an Organe, Einrichtungen und sonstige Stellen der Europäischen Union. Hierunter fallen externe Meldekanäle der Kommission, des Europäischen Amts für Betrugsbekämpfung (OLAF), der Europäischen Agentur für die Sicherheit des Seeverkehrs (EMSA), der Europäischen Agentur für Flugsicherheit (AESA), der Europäischen Wertpapier- und Marktaufsichtsbehörde (ESMA) und der Europäischen Arzneimittel-Agentur (EMA).
Sie als Hinweisgeber:in haben grundsätzlich die freie Wahl, ob Sie sich an eine interne Meldestelle des Unternehmens oder an eine externe Meldestelle der Behörden wenden. Das Gesetz regelt jedoch einen Anreiz zur bevorzugten Nutzung der internen Meldekanäle im Unternehmen. Unter dem ausdrücklichen Hinweis, dass Sie keine Repressalien zu befürchten haben (näheres unter der Ziffer 8.), ersuchen wir Sie höflich, die Meldung an eine interne Meldestelle zu richten.
Darüber hinaus setzen wir Sie darüber in Kenntnis, dass sich hinweisgebende Personen mit ihren Informationen über Verstöße auch an die Öffentlichkeit (etwa über Presse, Social Media oder sonstige Medien) wenden können, dies jedoch nur unter den engen, gesetzlich vorgeschriebenen Voraussetzungen. Die hinweisgebende Person ist im Falle der Meldung eines Verstoßes an die Öffentlichkeit nur dann durch das HinSchG geschützt, wenn sie sich zuvor erfolglos an eine externe Meldestelle gewendet hat oder Gefahr für die Allgemeinheit droht.
4. Meldestellen-Beauftragte
Ihr Hinweis bei Nutzung der internen Meldekanäle wird durch unseren langjährigen Justiziar und Datenschutzbeauftragten, Herrn Ass.iur. Milan Trúsik entgegengenommen. Herr Trúsik verfügt als Jurist über die notwendige Fachkunde sowie über die, seiner Berufung geschuldeten persönlichen Integrität, die für die Ausübung dieser Position unerlässlich ist.
5. Eingangsbestätigung Ihrer Meldung
Über den Eingang Ihrer internen Meldung, werden Sie innerhalb von sieben Tagen in Textform in Kenntnis gesetzt.
6. Datenschutz
Im Zuge Ihrer Meldung mittels des internen Meldekanals werden personenbezogene Daten verarbeitet. Bei der Einrichtung und Durchführung des internen Meldeverfahrens haben wir aus technischer Sicht dafür gesorgt, das sämtliche rechtlichen Bedingungen des Datenschutzes eingehalten werden. Alle personenbezogenen Daten, werden im Einklang mit der EU-Datenschutzgrundverordnung sowie des Bundesdatenschutzgesetzes verarbeitet. Beim Anklicken des Buttons „Meldung jetzt versenden“ werden Sie dazu aufgefordert den Datenschutzbestimmungen zuzustimmen. Eine entsprechende Datenschutzerklärung finden Sie hier:
www.moguntia.com/de/datenschutzerklaerung/
7. Vertraulichkeit
7.1 Zentrales Element des Verfahrens ist das sogenannte Vertraulichkeitsgebot. Die internen Meldekanäle sind so konzipiert, dass Ihre Identität, die Identität der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind, sowie der sonstigen in der Meldung erwähnten Personen gewahrt werden. Die Identitäten dieser Personen werden ausschließlich der zur Entgegennahme der Meldung sowie zur Ergreifung von Folgemaßnahmen zuständigen Person – Meldestellen-Beauftragte – bekannt sein, sodass anderen Personen der Zugriff auf den internen Meldekanal verwehrt ist. Nur mit ausdrücklicher Zustimmung der betroffenen Personen darf deren Identität auch anderen Personen gegenüber offengelegt werden.
7.2 Informationen über Ihre Identität oder einer sonstiger Person, die in der Meldung erwähnt werden, dürfen wir nur in Ausnahmefällen herausgeben, etwa in Strafverfahren auf Verlangen der Strafverfolgungsbehörde.
7.3 Vertraulichkeit heißt nicht Anonymität. Laut Gesetz besteht ausdrücklich keine Verpflichtung, die internen Meldekanäle so einzurichten, dass sie die Abgabe anonymer Meldungen ermöglichen. Hiervon haben wir Gebrauch gemacht. Daher werden Sie bei der Abgabe Ihrer Meldung dazu aufgefordert, Ihren Namen und Kontaktdaten zu hinterlassen.
8. Hinweisgeberschutz
8.1 Das HinSchG ermutigt hinweisgebende Personen dazu, auf Missstände in Unternehmen aufmerksam zu machen. Daher genießen hinweisgebende Personen umfangreichen Schutz vor Repressalien, Ihnen kommt eine Beweislastumkehr zugute, sie können ggf. Schadensersatzansprüche geltend machen und genießen Haftungsprivilegien:
a) Zentrales Element ist das im Gesetz verankerte Verbot von Repressalien. Unternehmen müssen beachten, dass sämtliche Repressalien einschließlich der Androhung und des Versuchs von Repressalien untersagt sind. Verboten sind insbesondere: Suspendierung, Kündigung, Herabstufung oder Versagung von Beförderung, Nötigung, Einschüchterung, Mobbing oder Aussetzung, aber auch Nichtverlängerung befristeter Arbeitsverträge, Rufschädigung, negative Leistungsbeurteilung etc.
b) Um die Durchsetzbarkeit von Ansprüchen gegen Repressalien gegen den Schädiger zu verbessern, enthält das HinSchG eine Beweislastumkehr zugunsten der geschützten Person. Bisher musste der Hinweisgeber den Zusammenhang zwischen Meldung und Benachteiligung im Streitfall nachweisen. Künftig muss das Unternehmen den (abweichenden) Grund für eine vermeintliche Benachteiligung darlegen und ggf. beweisen, wenn die Benachteiligung nach der Meldung erfolgt. Künftig wird also der Arbeitgeber darlegen und beweisen müssen, dass etwa zwischen einer Kündigung eines(r) Mitarbeiters:in und einer vorhergehenden Meldung durch den/die Mitarbeiter:in keinerlei Verbindung besteht. Die Beweislastumkehrregelung gilt jedoch mit der kleinen Einschränkung, dass die hinweisgebende Person selbst aktiv werden und geltend machen muss, dass sie die Benachteiligung infolge der Meldung erlitten hat.
c) Bei einem Verstoß gegen das Repressalienverbot hat die hinweisgebende Person einen Anspruch auf Schadensersatz. Immateriellen Schadensersatz (also Schmerzensgeld) können Sie als hinweisgebende Person allerdings nicht verlangen.
8.2 Bitte beachten Sie, dass ein Schutz für Hinweisgeber:innen nicht besteht, wenn es sich um eine vorsätzliche oder grob fahrlässige Falschmeldung handelt. In solchen Fällen ist der/die bösgläubige Hinweisgeber:in sogar zum Ersatz des dadurch entstehenden Schadens verpflichtet.
9. Bearbeitung der Meldung und Folgemaßnahmen
9.1 Nachdem Sie Ihre Meldung mittels eines internen Meldekanals abgegeben und Sie eine Eingangsbestätigung erhalten haben, werden durch den Meldestellen-Beauftragten interne Nachforschungen eingeleitet und mögliche Maßnahmen zur Behebung des Gegenstandes der Meldung vorgenommen. Innerhalb von spätestens drei Monaten nach der Bestätigung des Eingangs der Meldung, werden Sie über geplante oder bereits ergriffene Folgemaßnahmen sowie die Gründe für diese oder über einen Abschluss des Verfahrens aufgrund mangelnder Beweise oder anderer Gründe informiert.
9.2 Sämtliche eingehende Meldungen werden dokumentiert. Die Dokumentationen werden drei Jahre nach dem Abschluss des Verfahrens gelöscht. Ausnahmsweise können die Dokumentationen auch länger als 3 Jahre aufbewahrt werden, um die Anforderungen nach dem HinSchG oder nach anderen Rechtsvorschriften zu erfüllen, solange dies erforderlich und verhältnismäßig ist.